Linda is secretaresse op het secretariaat van Waardeburgh. “Ik werkte hiervoor op een kantoor waar ik diverse werkzaamheden deed, op een gegeven moment zocht ik een nieuwe uitdaging en die vond ik bij Waardeburgh. Ik heb nog nooit spijt gehad van mijn keuze. De sfeer onderling op kantoor is heel fijn en relaxed. Het contact met elkaar is prettig.”
"De sfeer onderling op kantoor is heel fijn en relaxed”
Linda werkt op het kantoor in Sliedrecht. “We zijn van diverse kantoren naar één groot kantoor gegaan en de sfeer heeft daar zeker niet onder geleden. We vieren elke maand de verjaardagen van die maand, dat doen we met een taartbuffet. Elke maand zorgen andere collega’s dat er wat lekkers gebakken wordt. We drinken ook ’s ochtends en ’s middags met elkaar een koffie en tijdens de lunch kun je samen eten of met elkaar een rondje wandelen. De deuren staan altijd open: je kunt met vragen gewoon bij collega’s binnenlopen. Iedereen is toegankelijk en bereid om elkaar te helpen.” Linda ervaart Waardeburgh als een warme en gezellige organisatie. “Dat merk ik vooral in het onderlinge contact: collega’s zijn betrokken. Even vragen hoe je weekend was, het zit ’m juist in de kleine, persoonlijke dingen.”
"Dat maakt het hier prettig: je werkt allemaal met hetzelfde doel voor ogen."
Linda’s werkzaamheden zijn vooral gericht op de ondersteuning van de bestuurder en MT-leden. “We zijn als secretariaat verantwoordelijk voor de agenda van de bestuurder en de MT-leden. Dus we plannen overleggen in en stellen agenda’s op voor de overleggen. Ook notuleren we bij overleggen en houden we actie- en besluitenlijsten bij. Een groot deel van de tijd besteden wij aan het beheren van de agenda’s. Er zijn zoveel afspraken, waarbij de aanwezigheid van bestuurder en/of MT-leden nodig is en alles passend gemaakt moet worden in een logische planning. Om de bestuurder en MT-leden niet voortdurend heen en weer te laten reizen, zorgt het secretariaat ervoor dat afspraken zo veel mogelijk logisch op elkaar aansluiten en plaatsvinden op praktische locaties.” Linda’s werk is dus vooral uitvoerend, maar wel met een signalerende rol. Daarnaast kan ze overleggen met collega’s en haar leidinggevende, de bestuurssecretaris. “We hebben goed contact met haar en ook bij haar kun je gewoon binnenlopen met vragen, wat erg prettig is.” Daarnaast werkt het secretariaat veel samen met de bestuurder. “De bestuurder is een fijne collega; hij voelt toegankelijk. Dat maakt het hier prettig: je werkt allemaal met hetzelfde doel voor ogen.”
"Je weet van alles, maar ook weer niet."
Als secretaresse is het uiteraard belangrijk dat je nauwkeurig bent en goed overzicht kunt houden. Linda vindt het ook belangrijk dat je flexibel bent. “Als er een spoedopdracht binnenkomt, dan moet je dat eerst doen. Je hebt echt wel je vaste taken en dat je je eigen werkzaamheden kunt inplannen. Maar als bijvoorbeeld afdeling Communicatie een spoedmail heeft om te versturen, dan kan je dat geen dag laten liggen.” Verder moet je volgens Linda goed kunnen samenwerken. “Dingen uit handen kunnen geven en erop vertrouwen dat een ander het oppakt.” Daarbij is het ook van belang dat je zelfstandig kunt werken. En vooruitplannen is een onmisbare eigenschap van een goede secretaresse. “Bij bijvoorbeeld het plannen van vergaderingen, zodat je niet achteraf denkt: ‘Oh, vandaag is er een vergadering, daar had ik nog een agenda voor moeten voorbereiden.’” Tot slot is integriteit onmisbaar. “Je weet van alles, maar ook weer niet. Je bent betrokken bij beleidsstukken voor deze afgerond en openbaar zijn, dus je hebt ook wel de taak om zulke zaken niet te delen.” En digitale vaardigheid is ook nodig bij dit het werk als secretaresse. “We werken vooral met iBabs voor vergaderingen en agendabeheer in Outlook. Dit zijn systemen die je redelijk snel onder de knie hebt, maar het is wel fijn als je enigszins digitaal vaardig bent.”
"Als ik mijn taak geregeld krijg, geeft dat voldoening en daar krijg ik energie van.”
Het liefst duikt Linda helemaal in een taak. “Bijvoorbeeld door iets wat gepland moet worden volledig uit te werken en zo een sterke voorbereiding neer te zetten. Ik vind het onderlinge contact binnen het team prettig, maar ook het contact met secretaresses van andere organisaties wanneer we iets buiten de organisatie plannen. En als ik mijn taak geregeld krijg, geeft dat voldoening en daar krijg ik energie van.”
Linda heeft een tip voor als je nog twijfelt om bij Waardeburgh aan de slag te gaan. “Niet twijfelen! Kom gerust eens een keer meekijken, je bent altijd welkom. Het is echt leuk, je bent nauw betrokken bij wat er speelt in de organisatie en de sfeer op kantoor is heel gezellig.”
Er staat een vacature open voor secretaresse. Iets voor jou?